ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi zakładową składnicę akt. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do zakładowej składnicy akt oraz prowadzenia zakładowej składnicy akt określa "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania zakładowej składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Brodnicy".

Instrukcja określa organizację i zakres działania zakładowej składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Brodnicy, a w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do zakładowej składnicy akt, zasady przechowywania, udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Dokumentację, niezależnie od jej postaci dzieli się na materiały archiwalne (kat. A) mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B), mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem czasie przechowywania.

Zakładowa składnica akt gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyjnych stacji. Pracownicy komórek organizacyjnych przekazują akta do archiwum wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta spraw ostatecznie załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, mogą być wypożyczane tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Akta przechowywane w zakładowej składnicy akt są udostępniane do celów służbowych oraz innych celów w lokalu zakładowej składnicy akt. Wypożyczenie akt poza lokal zakładowej składnicy akt może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do zakładowej składnicy akt, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres.

Udostępnia się całe teczki aktowe, nie wolno wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

Akta udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie "Karty udostępnienia akt". 

wytworzył: Waldemar Dąbrowski

wprowadziła: Magdalena Modrzewska

ostatnia zmiana: 16.11.2015 r.